Conditions

1. Politique d’annulation

  • Il faut faire parvenir tout avis d’annulation de réservation d’un stand d’exposition par écrit à la Société canadienne de génie chimique (SCGCh), à l’attention du 66e Congrès canadien de génie chimique.
  • Tout avis reçu par écrit avant le 15 août 2016, donnera droit au remboursement des frais de réservation, moins des frais d’administration de 300 $. Aucun remboursement ne sera accordé après le 15 août 2016.

2. Personnel du stand d’exposition

  • Tous les exposants doivent fournir avant le congrès une liste du personnel qui sera à leur stand. Il est préférable de le faire au moment de remplir le formulaire de demande de stand, mais il est aussi possible d’envoyer cette liste par courriel à Christina Ghazal, coordonnatrice d’événements.
  • Les représentants à votre stand seront inscrits et pourront récupérer leur badge à la table d’inscription sur les lieux. Il peut y avoir au maximum quatre (4) représentants par stand d’exposition. Les représentants devront toujours porter leur badge officiel durant le congrès.
  • Le personnel du stand peut assister aux séances scientifiques et aux conférences plénières, mais ne peut pas livrer d’exposé. Le personnel du stand qui présente une communication doit s’inscrire au congrès.

3. Exposition et attribution des places/h4>

  • Il est interdit de déplacer le matériel dans la salle d’exposition, à part celui qui se transporte dans les mains, une fois que l’exposition sera ouverte. Il est aussi interdit de démonter les stands avant la clôture officielle de l’exposition, soit à 16 h, le mardi 18 octrobre 2016.
  • Tout matériel qui restera dans la salle après 22 h le mardi 18 octobre 2016 sera débarrassé par le fournisseur officiel de services d’exposition et mis dans son entrepôt ou expédié à l’exposant moyennant les frais ou tarifs courants.
  • Les places d’exposition seront attribuées en fonction du principe du premier arrivé, premier servi, selon la date à laquelle le formulaire de demande en ligne aura été reçu, les frais, le nombre de places requises et la disponibilité.
  • Les organisateurs du congrès se réservent le droit de refuser toute demande de place d’exposition.

4. Règlements pour le stand d’exposition

  • Il est interdit d’installer un arrière-fond qui nuit à l’éclairage ou à la visibilité d’un stand adjacent. Il est aussi interdit d’utiliser les allées pour exposer son matériel ou faire de la sollicitation.
  • L’exposant doit garder son stand ouvert et le doter du personnel qui convient pendant les heures précises d’ouverture de l’exposition. Il ne doit pas fermer ni démonter son stand avant la clôture de l’exposition, à moins d’en être avisé autrement par les organisateurs du congrès.
  • Il est strictement interdit de distribuer des rafraîchissements ou autres produits à consommer qui ne sont pas liés aux activités de l’exposant, à moins que ce dernier n’ait pris des dispositions particulières avec le service de l’alimentation et des boissons du Centre des congrès de Québec.
  • On trouve dans la salle d’exposition une alimentation électrique de 110/220 volts. Tous les appareils et accessoires électriques dans le stand doivent être conformes aux lois et règlements de l’Association canadienne de normalisation.

5. Responsabilité

  • Le 66e Congrès canadien de génie chimique ou la Société canadienne de génie chimique prendra toutes les précautions raisonnables pour éviter la perte du matériel des exposants. Toutefois, il ou elle ne pourra nullement être tenu responsable de la perte et des dommages qui pourraient survenir pour quelque raison que ce soit lors du transfert du matériel appartenant à l’exposant ou encore du montage, de l’entretien ou du démontage des stands.
  • Le 66e Congrès canadien de génie chimique, la Société canadienne de génie chimique et le Centre des congrès de Québec ne pourront être nullement tenus responsables des marchandises volées, perdues ou endommagées alors qu’elles étaient sur les lieux de l’exposition ou en entrepôt.
  • Du personnel de sécurité sera en fonction sur place, mais ni le 66e Congrès canadien de génie chimique ni la Société canadienne de génie chimique ne pourront être tenus responsables des pertes ou des dommages encourus par un exposant en raison d’un incendie, d’un vol, d’un dégât, d’un préjudice personnel ou autre.